Como controlar estoque

Objetivo: Este tutorial ensina como realizar o controle de estoque no sistema Datahex.

Pré-requisito: Todos os produtos e insumos que deseja controlar no estoque devem estar cadastrados.

Etapas:

1. Inventário

2. Entrada e Saída de notas

3. Composição de produtos

4. Composição de produtos fracionados

1 - Inventário

Primeiramente, é importante compreender o que é um inventário e por que é necessário realizá-lo. Na prática, trata-se de fazer uma contagem física do estoque e ajustá-lo no sistema. Uma das causas comuns de discrepância no estoque é efetuar vendas pelo PDV sem a prévia entrada das mercadorias no estoque por meio das notas de entrada, resultando em estoque negativo. Portanto, simplesmente inserir notas no sistema sem ajustar o estoque por meio do inventário não resolve a situação.

Por exemplo, ao cadastrar um produto, se não houver a entrada de estoque por meio das notas fiscais e for realizada uma venda de 10 unidades, o estoque resultará em -10. Se, posteriormente, for feita uma entrada de nota para esse item com 50 unidades, o estoque virtual não será 50, mas sim 40, devido à diferença negativa já existente de -10.

Assim, em muitos casos, a etapa inicial é realizar o acerto de estoque antes de inserir notas fiscais das mercadorias recebidas. Somente após esse ajuste inicial é que as novas entradas de notas serão somadas ao estoque já corrigido. Por exemplo, se o inventário indicou que o Produto X tem 50 unidades e uma nova nota de entrada chega com mais 50 unidades, o estoque total passará a ser 100, pois será somado ao estoque atual.

Tendo em mente essas informações, vamos agora ver como realizar o acerto de estoque (inventário) na prática no sistema Datahex ERP.

1 – Primeiro, clique na opção indicada conforme a imagem ao lado:

Se necessário, na seção "Listagem", é possível gerar um relatório preliminar para impressão em folha A4. Este relatório conterá informações de todos os produtos, incluindo um espaço para registrar as quantidades. Isso pode ser útil para verificar fisicamente as quantidades de estoque no depósito, facilitando a inserção precisa das informações no sistema.

Clique no botão de "+" para criar um novo inventário, conforme mostrado na imagem abaixo. Nunca reutilize um acerto que já foi utilizado; sempre crie um novo. Portanto, nunca excluir, editar ou fazer qualquer tipo de modificação em um acerto que já tenha sido processado.

Na próxima tela, detalharemos cada etapa do preenchimento do novo inventário criado.

1 – Na seção "Numeração", é possível utilizar tanto números quanto texto. Por exemplo, se este for o primeiro acerto de estoque, pode-se inserir o número 1 para indicar sua ordem, ou usar um texto descritivo como "Setor X".

2 – No campo "Data", ao clicar no botão de "+", o sistema preencherá automaticamente a data e hora de criação do inventário. Não é necessário fazer alterações. É importante destacar que essa data será usada pelo sistema para processar as entradas e saídas das notas e ajustar o estoque. Todas as alterações no estoque são registradas através do saldo de entrada e saída de notas.

3 – Ao manter essa opção marcada, o sistema ajustará o estoque de todos os produtos indicados por você no inventário. Consequentemente, todos os produtos não mencionados terão seus estoques zerados, independentemente do saldo real que possuem no momento.

Uma questão que pode surgir é sobre os cenários nos quais é necessário marcar essa opção. Se o objetivo for ajustar o estoque de toda a empresa, sem exceção, é aconselhável selecionar essa opção. No entanto, se o ajuste de estoque for apenas para alguns produtos ou uma classificação específica, como um grupo de produtos ou um setor em particular (por exemplo: bebidas, laticínios, cereais), não é necessário marcar essa opção. Nesses casos, o objetivo é corrigir apenas o estoque dos produtos listados, sem realizar alterações nos estoques de outros produtos não mencionados.

4 – Neste campo, será realizada a busca dos produtos que você deseja incluir no ajuste de estoque. Essa busca pode ser feita digitando a descrição do produto, inserindo o código ou usando um leitor de código de barras.

5 – No campo "quantidade", será inserido o estoque físico atual do produto indicado na busca. É importante realizar a contagem do estoque com a loja fechada para evitar discrepâncias entre a contagem e as vendas registradas no PDV.

6 – Todos os produtos incluídos na contagem do ajuste serão listados abaixo.

Após inserir todas as informações necessárias, clique no botão de salvar. Neste ponto, o estoque ainda não foi modificado; apenas os dados foram inseridos. Nos próximos passos, veremos como processar esse ajuste.

1 – Ao clicar no local indicado, procederemos com o processamento do ajuste. Na mensagem que surgir, clique em "Continuar". É importante notar que as notas geradas respeitarão a data indicada. Para concluir, "recomendamos" realizar um ajuste de estoque no próximo passo, mesmo que seu ajuste já esteja finalizado até este ponto.

1 – Após clicar no perfil do usuário, clique em configurações menu que abrir, em seguida em estoque clique em atualizar. Ao concluir esta etapa, teremos finalizado o treinamento sobre o ajuste de estoque.

2 – Entrada e Saída de nota

Antes de tudo, é importante saber que para registrar a entrada de mercadorias no sistema e controlar o estoque, não é estritamente necessário possuir uma nota fiscal. Mesmo na ausência de qualquer documento, é viável registrar a entrada de mercadorias no sistema, respeitando apenas alguns campos obrigatórios.

É relevante ressaltar que o sistema de PDV não impedirá a realização de vendas caso não se faça o controle de estoque; as vendas serão processadas normalmente.

1 - Como demonstrado na imagem abaixo do ERP Datahex, no menu esquerdo, clique em Notas > Entrada / Saída.

Como o foco desta etapa do treinamento é exclusivamente o controle de estoque, não há necessidade de se preocupar com questões fiscais.

Se houver interesse em aprender a emitir notas fiscais de entrada ou saída, como NFe ou NFCe, isso está abordado no tutorial específico sobre emissão de notas fiscais NFe e NFCe.

É importante destacar que não há obrigação de registrar a entrada de notas fiscais; a entrada é feita apenas para fins de controle interno.

No sistema Datahex, o saldo em estoque é sempre o resultado da diferença entre entradas e saídas de notas. Em outras palavras, não há um campo que seja diretamente alterado para modificar a quantidade. Mesmo ao usar a opção de ajuste de estoque, o sistema gera notas de entrada ou saída para realizar o ajuste.

Após clicar em Entrada / Saída, você verá a imagem abaixo, onde daremos continuidade ao processo.

1 – Vamos clicar no botão de "+" para criar uma nova nota de entrada. A lógica para criar uma nota de entrada ou saída é a mesma; a diferença está apenas no tipo de operação. No caso da nota de saída, ela pode ser criada manualmente nesta tela ou gerada automaticamente quando uma venda for realizada pelo PDV.

2 – Neste exemplo, clique em "entrada".

Após selecionar a entrada, iremos analisar passo a passo o preenchimento da nota. Neste momento, não se preocupe com as informações fiscais. Quando precisar emitir uma nota fiscal, você aprenderá todo o processo no módulo de emissão de notas. Nosso objetivo agora é apenas registrar a entrada para controle de estoque.

O corpo da nota é dividido em 7 partes: Cabeçalho, Pessoa, Itens, Pagamentos, Transporte, Informação e Fiscal. Nos próximos passos, vamos analisar cada uma delas individualmente.

Agora vamos analisar a primeira etapa: o 'cabeçalho' da nota de entrada.

1 – Neste campo, a numeração automática já vem selecionada por padrão e não é necessário alterar nenhuma informação. No tutorial sobre emissão de nota fiscal NFe, tem mais informações detalhadas sobre esse aspecto.

2 – A "Série" é um número encontrado no cabeçalho de uma nota fiscal. Ao receber a nota fiscal do fornecedor, basta verificar essa informação no cabeçalho. Caso esteja registrando a entrada de mercadorias sem possuir uma nota, é possível inserir o número 1 como padrão; essa informação não afetará o resultado da entrada.

3 – O "Modelo" pode ser 55 ou 65. A nota fiscal modelo 55 é a NFe (Danfe), impressa em formato A4. Já a nota fiscal modelo 65 é a NFCe, emitida pelo PDV. Escolha de acordo com a necessidade.

4 – Por padrão, está selecionado de acordo com a operação escolhida, neste caso, entrada. Entretanto, é possível alterar selecionando "saída", caso necessário.

5 – As informações "Data de Emissão" e "Data de Entrada/Saída" já vêm preenchidas com o momento em que estamos criando a nota. Não há necessidade de fazer alterações. Considere o momento em que está registrando a entrada, não as datas da nota neste momento.

6 – A "Natureza da Operação" pode permanecer selecionada conforme o padrão. Você aprenderá sobre cada uma dessas opções em outros tutoriais.

7 – A "Finalidade" também pode permanecer selecionada conforme o padrão. Você também aprenderá sobre essas opções em tutoriais posteriores.

Vamos avançar para a segunda parte, referente à pessoa, conforme a imagem abaixo.

1 – A seção "Pessoa" se refere ao fornecedor da mercadoria, podendo ser uma pessoa física ou jurídica. Caso essa pessoa já esteja cadastrada no sistema, basta iniciar a digitação do nome, CPF ou CNPJ, e o sistema apresentará as opções disponíveis para selecionar a pessoa correta.

Se for um novo fornecedor não cadastrado, é possível realizar o cadastro diretamente nesse local. Basta inserir os dados e clicar em "Cadastrar". Isso abrirá uma nova tela para o cadastro completo da pessoa, onde será possível inserir todas as informações necessárias.

Esse campo não é obrigatório, caso deseje, pode deixa em branco.

Também é possível fazer um cadastro prévio de pessoas no ERP, acessando a seção Pessoas / Catálogo.

Vamos avançar para a terceira parte, Itens, conforme mostrado na imagem abaixo.

Primeiramente, clique no botão de '+' para adicionar todos os itens que compõem nossa nota de entrada. Isso abrirá uma tela para pesquisar esses itens e inserir a quantidade comprada, conforme descrito a seguir.

1 – Se a nota em questão for de entrada, deixe selecionada a opção "Custo"; se for de saída, selecione "Venda". Isso é um facilitador e não é obrigatório; o objetivo é que, ao lançar um item, o campo de valor unitário já venha preenchido com a informação base do cadastro. Dessa forma, em uma saída, o preço de venda será automaticamente preenchido, permitindo alterações conforme necessário. No caso de uma entrada, o sistema puxará o preço de custo atual. Se forem iguais, economiza-se tempo no preenchimento; caso contrário, é possível fazer a alteração conforme necessário.

2 – Realize a pesquisa para inserir o item comprado na nota. Pode ser feita por descrição, EAN ou pelo código do produto. Se o produto for novo, é possível cadastrá-lo nesta tela sem a necessidade de acessar o menu no ERP Produtos/Catálogo. O processo é semelhante ao aprendido anteriormente para cadastrar um novo fornecedor na seção de pessoas.

3 – Informe a quantidade comprada. Se estamos tratando de unidades individuais, por exemplo, se for uma caixa com 50 unidades, insira 50, não 1.

4 – O "Valor Unitário" é o preço de custo individual do produto.

5 – Clique em "Salvar Item" para guardar este item na nota.

6 – Se a nota contiver mais de um item, clique em "Novo Item" para adicionar o próximo à nota. Repita o mesmo processo descrito do número 2 ao 6 para cada novo item até que todos tenham sido incluídos na nota.

7 – Após adicionar todos os itens, clique no "X" para fechar essa tela e retornar à tela inicial para continuar.

Vamos avançar para a quarta parte, Pagamentos, conforme mostrado na imagem abaixo.

1 – Se estiver criando uma nota de entrada, não é obrigatório fornecer a modalidade de pagamento. Porém, em uma nota de saída, como uma NFe, por exemplo, é obrigatório. Basta clicar na opção de modalidade e selecionar aquela que está relacionada e previamente cadastrada.

Se a modalidade desejada não estiver listada, é possível cadastrá-la no ERP indo até o menu esquerdo em Financeiro / Modalidades.

2 – Informe o valor referente à modalidade de pagamento. Se houver mais de uma forma de pagamento, insira cada uma separadamente juntamente com seu valor.

3 – Clique em "Salvar Pagamento" para finalizar esta etapa.

Vamos avançar para a quinta parte, Transportes, conforme mostrado na imagem abaixo.

A seção de Transporte consiste nos dados da transportadora responsável pela entrega dos produtos. No sistema, não é obrigatório preencher esses campos, nem na entrada, nem na saída, a menos que haja interesse ou necessidade específica.

Se for necessário preencher, o processo é semelhante ao que aprendemos ao inserir o fornecedor na seção de pessoa. A única diferença é que aqui preencheremos alguns dados adicionais, conforme necessário, como mostrado na imagem, tais como volumes, espécie, placa do veículo, entre outros.

Vamos avançar para a sexta parte, Informação, conforme mostrado na imagem abaixo.

Esses dois campos não são obrigatórios de serem preenchidos, tanto em notas de entrada quanto em notas de saída. No entanto, é importante entender o objetivo de cada um.

1 – Adicionais:

As informações adicionais têm relevância para o Fisco. Referem-se às informações relacionadas às tributações da mercadoria e dados das notas que originaram tais operações. Por exemplo, se houver isenção de IPI, redução de base de cálculo de ICMS ou diferimento, é necessário mencionar a base legal que determina a tributação de acordo com cada Unidade Federativa (UF). Outros exemplos incluem operações como devolução de compra e retorno de remessa, nos quais os documentos que originaram aquela operação devem ser mencionados.

2 – Complementares:

As informações complementares são relevantes para o contribuinte. Referem-se a outros dados e informações do emitente e do destinatário. Devem ser incluídos dados como número do pedido, vendedor e local de entrega, caso seja diferente do endereço do destinatário. Geralmente, essas informações são exigidas nos Regulamentos do ICMS de cada Unidade Federativa (UF) e nas legislações Federais.

Vamos avançar para a sétima e última parte, Fiscal, conforme mostrado na imagem abaixo.

1 – Não é necessário preencher esses campos, pois são preenchidos automaticamente pelo sistema durante o processo de emissão da NFe.

2 – Como nosso foco neste tutorial é exclusivamente o controle de estoque, não clique em "Transmitir". Existem cenários fiscais que exigem essa etapa, mas não se aplica ao nosso objetivo atual.

3 – Ao clicar em "Salvar Nota de Entrada", o processo de entrada da nota é concluído. Automaticamente, a quantidade informada na nota será adicionada ao estoque existente.

1 – Composição de produtos

Vamos entender o que significa controlar o estoque de produtos compostos antes de partirmos para a prática. Primeiramente, nem todos os produtos se encaixam nesse contexto. Vamos considerar um exemplo de um restaurante onde nosso objetivo é controlar o estoque dos insumos que compõem um hambúrguer. Não é necessário controlar todos os ingredientes, apenas aqueles dos quais queremos gerenciar o estoque. Assim, compreendemos a lógica da composição, permitindo-nos controlar qualquer insumo conforme necessário.

No exemplo de controle de estoque dos insumos de um hambúrguer, configuraremos o sistema para que, ao vender uma unidade do hambúrguer, haja uma redução de 1 unidade de pão, 1 unidade de carne e 1 unidade de ovo no estoque.

Dessa forma, ao vender um hambúrguer no PDV, o sistema fará automaticamente a redução no estoque dos insumos que foram configurados.

Importante salientar que, ao realizar um ajuste de estoque ou inserção de notas, essas operações devem ser feitas nos insumos e não no produto que está sendo vendido.

Conforme mostrado na imagem abaixo, é necessário primeiro cadastrar tanto o produto quanto os insumos que compõem essa produção, similarmente à elaboração de uma receita de bolo. Somente após esse cadastro é que configuramos a composição dentro do produto final.

1 – No Erp, em Produtos / Catálogo, é onde cadastramos os produtos e insumos.

2 – No nosso exemplo, o Hambúrguer é o produto que será vendido e é por meio dele que editaremos e configuraremos a composição dos insumos responsáveis pela redução do estoque.

Ao editar o produto Hambúrguer, conforme mostrado na imagem abaixo, navegamos até a aba 'Composição', onde analisaremos cada etapa:

1 – Clicamos na aba ‘Composição’.

2 – Selecionamos 'Ativar Composições' para inserir os insumos

Após essa ativação, veremos a imagem abaixo:

1 – No caso do nosso exemplo, não é necessário marcar essa opção. No entanto, existem situações em que esse recurso pode ser relevante. Se essa opção fosse marcada, ao finalizar a venda, em vez de "Hambúrguer", por exemplo, na nota fiscal, seriam listados os insumos.

2 – Ao clicar em '+', vamos inserir os itens de insumo

1 – Pesquise pelo insumo

2 – Insira a quantidade que será deduzida quando um hambúrguer for vendido

3 – Ao clicar em 'Salvar Composição', clique novamente no botão de '+' e continue inserindo todos os insumos até terminar de lançar todos.

4 – Clique em 'Salvar' somente depois de ter lançado todos os insumos

Com isso, teremos como resultado a seguinte tela:

Pronto, a configuração de controle de estoque por composição está finalizada.

1 – Composição de produtos fracionados

O processo de controle de estoque por composição de produtos fracionados é bastante semelhante ao que aprendemos sobre a composição de produtos, com apenas algumas diferenças específicas que abordaremos.

Para exemplificar, vamos considerar um restaurante que deseja controlar o estoque de garrafas de bebidas, onde é possível vender tanto a garrafa inteira quanto doses individuais dela.

Configuraremos o produto 'dose' para que, ao ser vendido, ocorra a redução no estoque da garrafa correspondente.

É importante mencionar que cada garrafa pode ter sua própria quantidade em mililitros (ML). Cada restaurante determinará se a quantidade de ML por dose será padrão ou variará de acordo com a bebida. Portanto, o cálculo que apresentaremos a seguir variará de acordo com a medida em ML da dose e da garrafa para cada configuração a ser feita.

É recomendável que a empresa tenha um medidor de dose preciso para evitar variações, evitando também a prática comumente conhecida como 'chorinho'. Esta prática poderia resultar em inconsistências no controle do estoque das garrafas.

Com essas informações, é necessário primeiro cadastrar tanto as doses quanto as garrafas. Mesmo que a empresa não tenha interesse em vender a garrafa inteira, será por meio dela que controlaremos tanto a entrada quanto a saída no estoque.

1 – Cadastro da dose que configuraremos para reduzir o estoque da garrafa

2 – Cadastro da garrafa, que pode ser vendida ou receber a redução do estoque pela dose

Vamos acessar o cadastro da dose para ver como configurar a redução no estoque da garrafa. Na imagem abaixo, seguiremos os passos aprendidos anteriormente na aba 'Composição'.

1 – Na pesquisa, selecionamos o cadastro da garrafa que desejamos reduzir o estoque

2 – Na quantidade, é crucial prestar grande atenção. Devido à variação de ML entre garrafa e dose, o sistema calculará essa redução como uma 'porcentagem'.

Para isso, realizamos o seguinte cálculo: no nosso exemplo, a dose possui 0,70 ML. Portanto, realizamos o cálculo de 0,070 / 0,700 = 0,100. A intenção é sempre trabalhar com três casas decimais após a vírgula, já que a maioria dos cálculos resultará em um número fracionário. Realizamos o arredondamento quando necessário.

Assim, a cada 10 doses vendidas, teremos a redução no estoque de 1 garrafa. Por ser uma porcentagem, quando o estoque da garrafa estiver, por exemplo, em 2,5, significa que temos 2 garrafas e 1 com 50% do estoque.

Suporte: 0800 444 6688 (WhatsApp) www.datahex.com.br