Como emitir uma NFe

Objetivo: Neste tutorial, você aprenderá como fazer a emissão de uma NFe

Pré-requisito: Estar cadastrado o produto a ser utilizado na emissão da NFe

Estar cadastrado a pessoa física ou jurídica para quem será emitida

Estar cadastrada a transportadora (se necessária)

Estar com a série de emissão da NFe cadastrada

Estar com certificado digital configurado

Etapas:

1. Verificar a série de NFe a ser utilizada

2. Criar a nota da NFe

Neste tutorial, antes de começarmos, é importante ter em mente que o exemplo utilizado para a base de impostos é puramente ilustrativo e didático. Recomendamos que qualquer informação fiscal seja validada e orientada pela sua contabilidade em relação ao preenchimento da nota.

1 – Toda nota fiscal requer um número de série, que determina a sequência numérica das notas. Geralmente, esse número de série já está configurado na sua loja pela equipe de suporte. Vamos ver nas imagens abaixo onde localizá-lo.

No Erp Datahex, no menu esquerdo em Notas / Numeração automática

Verificamos que, no modelo desejado (NF-e), a série configurada é a 1. É importante atentar para não confundir com as séries do modelo NFC-e.

Não é necessário se preocupar com a numeração indicada em "Próxima nota", uma vez que o sistema automaticamente determina o número a ser utilizado durante a emissão.

2 – Com o número de série determinado, avancemos para o processo de elaboração de uma nota NFe, seja de entrada ou de saída.

Conforme mostrado na imagem abaixo no ERP Datahex, no menu à esquerda, clique em Notas > Entrada / Saída.

1 – Clique no botão de + para criar uma nova nota de Saída. A lógica para criar uma nota de entrada ou saída é a mesma, diferenciando-se apenas pelo tipo de operação.

2 – Selecione "Saída", conforme o exemplo.

Após selecionar "Saída", procederemos à análise detalhada do preenchimento da nota de saída de NF-e

Todo o corpo da nota se divide em 7 partes: Cabeçalho, Pessoa, Itens, Pagamentos, Transporte, Informação e Fiscal. Nos próximos passos, analisaremos cada uma delas.

Abaixo, segue a imagem do “cabeçalho” da nota de saída.

1 – Nesse campo de “numeração automática”, por padrão, já vem selecionado, não há necessidade de alterar nenhuma informação. Quando a nota for emitida, o sistema preencherá automaticamente.

2 – A “série” é um número que, no nosso exemplo, será o número 1, como aprendemos nos passos anteriores.

3 – O “modelo” pode ser 55 ou 65. No nosso caso, será 55, pois estamos emitindo uma NF-e.

4 – Por padrão, está selecionado de acordo com a operação escolhida, que foi a “saída”. Mas, se desejar, pode ser alterado selecionando "entrada".

5 – Os campos "data de emissão" e "data de entrada/saída" já vêm preenchidos por padrão. Não há necessidade de fazer alterações. Lembrando que não é possível emitir uma nota fiscal com data retroativa.

6 – A "Natureza da operação" pode ser deixada com a opção padrão. Em outros tutoriais, você aprenderá sobre cada uma dessas opções no momento adequado.

7 – A "Finalidade" pode ser deixada com a seleção padrão. Você também aprenderá sobre cada uma dessas opções em outros tutoriais no momento apropriado.

Vamos avançar para a segunda parte, a seção "Pessoa", conforme a imagem abaixo.

1 – O campo "Pessoa" refere-se ao destinatário da mercadoria, seja seu cliente ou fornecedor no caso de devolução. Este pode ser uma pessoa física ou jurídica. Se a pessoa já estiver cadastrada no sistema, basta começar a digitar o nome, CPF ou CNPJ, e o sistema apresentará as opções para selecionar a pessoa correta.

Se for um cliente não cadastrado, é possível realizar o cadastro diretamente nesse local. Basta digitar os dados e clicar em "cadastrar". Uma nova tela de cadastro de pessoa será aberta para inserir todas as informações desejadas.

É possível realizar um cadastro prévio de pessoas no ERP, acessando Pessoas / Catálogo.

Vamos continuar com a terceira parte, que trata dos “Itens”, conforme a imagem abaixo.

Primeiro, clique no botão de + para adicionar todos os itens que compõem a nossa nota de saída. Isso abrirá uma tela na qual poderemos pesquisar esses itens e inserir seus dados conforme segue abaixo.

1 - Se a nota for de entrada, selecione a opção "Custo"; se for de saída, escolha "Venda". Isso é um facilitador, não obrigatório. O objetivo é preencher automaticamente o campo de valor unitário com base nas informações cadastradas. Para saída, ele trará o preço de venda, permitindo alterações conforme necessário; para entrada, trará o custo atual. Isso agiliza o preenchimento, permitindo alterações conforme a necessidade.

2 - Realize a pesquisa para inserir o item vendido na nota, usando descrição, EAN ou código do produto. Caso seja um novo produto, é possível cadastrá-lo nesta tela, sem a necessidade de acessar o menu Erp Produtos / Catálogo, seguindo o mesmo processo já aprendido anteriormente para o cadastro de novo cliente na guia pessoas.

3 – Informe a quantidade vendida. Neste caso, estamos tratando de unidades individuais. Se fosse uma caixa com 50 unidades, insira 50, não 1. Se a unidade for diferente, faça a troca no campo correspondente.

4 – O valor unitário é o preço de venda individual do produto.

5 – Clique em “Salvar Item” para salvar o item na nota.

6 – Se houver mais de um item na nota, clique em "Novo Item" para adicionar o próximo item, repita o processo dos números 2 a 6 até inserir todos os itens na nota.

7 - Após adicionar todos os itens, clique em X para fechar a tela e retornar à tela inicial para continuar.

Lembrando que as informações fiscais mostradas na imagem são apenas exemplos didáticos. É fundamental consultar a sua contabilidade para obter as informações fiscais corretas para cada tipo de operação. Por exemplo, no regime de apuração Simples Nacional, é a sua contabilidade que fornecerá os códigos corretos a serem utilizados para cada operação, como NCM, CFOP e CSOSN.

Vamos avançar para a quarta parte, referente aos pagamentos, conforme indicado na imagem abaixo.

1 – Ao emitir uma nota de saída, é obrigatório informar a modalidade de pagamento. Basta clicar em 'modalidade' e selecionar a opção pertinente que já está previamente cadastrada.

Se a modalidade desejada não estiver disponível, é possível cadastrá-la no ERP acessando o menu Financeiro / Modalidades.

2 – Informe o valor correspondente à modalidade de pagamento. Se houver mais de uma forma de pagamento, informe cada uma separadamente com o valor correspondente.

3 – Clique em 'Salvar pagamento' para concluir esta etapa.

Vamos avançar para a quinta parte, referente ao transporte, conforme indicado na imagem abaixo.

A seção de transporte consiste nos dados da transportadora responsável pela entrega dos produtos. No sistema, não é obrigatório preencher esses campos, nem na entrada nem na saída. O preenchimento é opcional e só é necessário se houver interesse ou necessidade específica.

Se for necessário preencher, a inserção segue a mesma lógica aprendida ao inserir os dados do cliente na nota, porém, com algumas informações adicionais conforme a necessidade, como por exemplo: volumes, espécie, placa do veículo, entre outros.

Vamos avançar para a sexta parte, que trata das “informações”.

Esses dois campos não exigem preenchimento obrigatório, tanto em notas de entrada quanto de saída. No entanto, é importante compreender o objetivo de cada um deles.

1 – Adicionais:

As informações adicionais são do interesse do Fisco e se relacionam com as tributações da mercadoria, bem como dados das notas que deram origem a essas operações. Por exemplo, em casos de isenção de IPI, redução da base de cálculo de ICMS ou diferimento, é necessário mencionar a base legal que determina a tributação para cada unidade federativa. Outros exemplos incluem operações como devolução de compra e retorno de remessa, nas quais é importante mencionar os documentos que originaram essas operações.

2 – Complementares:

As informações complementares são de interesse do contribuinte e se referem a outros dados sobre o emitente e o destinatário. Envolvem informações como número do pedido, vendedor e local de entrega diferente do endereço do destinatário. Geralmente, essas informações são requisitadas nos Regulamentos do ICMS de cada unidade federativa e em legislações federais.

Vamos avançar para a sétima e última parte, referente à seção fiscal. Conforme imagem abaixo.

1 – Não é necessário preencher esses campos, pois são preenchidos automaticamente pelo sistema durante o processo de emissão da NF-e.

2 – Clique em "Transmitir" para efetuar a emissão da NF-e. Em seguida, clique em "Salvar e Transmitir".

Se todos os procedimentos foram realizados corretamente, você verá a imagem abaixo. Caso contrário, uma mensagem será exibida contendo o motivo pelo qual a nota não foi emitida. Isso permitirá a correção necessária e uma nova tentativa de emissão posteriormente.

1 – Com sucesso, a NF-e foi transmitida e está pronta para ser impressa em folha A4 ou salva em formato PDF.

Suporte: 0800 444 6688 (WhatsApp) www.datahex.com.br